Das optimale Zeitmanagement für Immobilienmakler

Zeit – irgendwie fehlt sie einem Immobilienmakler fast immer am Ende des Arbeitstages. So vieles wollte man noch erledigt haben, was jetzt auf morgen verschoben wurde und damit den morgigen Tag stressiger macht. Meist ist es aber gar nicht unbedingt so, dass nicht genügend Zeit vorhanden ist, sondern ein schlechtes Zeitmanagement ist schuld an der Misere. Schlechte Planung, mangelnde Organisation und ständig klingelnde Telefone und eingehende Nachrichten lassen den Arbeitstag schnell schrumpfen, ohne dass man wirklich effektiv vorangekommen wäre und alles erledigen konnte, was zu erledigen gewesen wäre.

Diese Tipps für ein besseres Zeitmanagement helfen Ihnen, mehr aus Ihrem Arbeitstag herauszuholen und dennoch abends entspannter nach Hause zu gehen.

Tipp 1: Zeitfresser der Immobilienmakler identifizieren

Das Telefon der Immobilienmakler klingelt, der Computer meldet alle paar Minuten eine neue Email – das lenkt ab und kostet Zeit. Merken Sie, dass Ihnen im Arbeitsalltag viel Zeit durch die ständige Erreichbarkeit verloren geht, versuchen Sie, diese besser im Zeitmanagement unterzubringen. Checken Sie Ihre Mails 2-3 Mal täglich anstatt jede eingehende Mail sofort aufzurufen und lassen Sie Anrufe wenn möglich auch mal in die Mailbox laufen. Feste Zeiten auf Ihrer Immobilienmakler-Website, die Ihren Kunden zeigen, wann Sie telefonisch erreichbar sind, helfen ihnen, sich etwas Arbeitszeit ohne ständige Unterbrechungen durch das Telefon zu sichern.
Aber auch ausgedehnte Zigarettenpausen, ein Plausch mit dem Kollegen, „mal eben kurz“ im Internet surfen oder auf Facebook nach dem Rechten schauen kosten viel Zeit und da hilft nur, das eigene Verhalten kritisch zu beleuchten und mit Disziplin gegen die Zeitfresser anzugehen.

Tipp 2: Lernen Sie zu delegieren

Als Chef ist es oft nicht einfach, Aufgaben aus der Hand zu geben. Aber alles können Sie nicht alleine machen, und genau dafür haben Sie als Immobilienmakler vielleicht auch Mitarbeiter. Überlegen Sie sich bei allen anstehenden Aufgaben gut, was ist wirklich Chefsache und was können Sie guten Gewissens in die Hände Ihrer Mitarbeiter legen? Hier ein Fragen, die Sie sich stellen sollten:

  1. Kann ich es aushalten, wenn meine Mitarbeiter Fehler machen?
  2. Können Sie Mitarbeitern Aufgaben übertragen und sie daran wachsen lassen?
  3. Haben Sie Angst davor, Arbeiten weiterzugeben? (Keiner erfüllt die Arbeit so gut wie Sie selbst?)
  4. Haben Sie die Aufgaben im Unternehmen strukturiert und beschrieben, so dass Sie diese einfach weitergeben können? (Hier helfen einfache Checklisten und Anleitungen, die es Ihren aktuellen und zukünftigen Mitarbeitern leichter machen, Aufgaben für das Unternehmen zu erledigen
  5. Übertragen Sie einzelne Aufgaben oder Verantwortung? (Aufgaben können gut der schlecht erledigt werden, aber Verantwortung führt Mitarbeiter dazu, über den Tellerrand zu schauen und zu lernen, dass es um mehr geht, als einzelne To-Do´s zu erledigen
  6. Sind die Rollen und Verantwortungsbereiche in Ihrem Unternehmen dokumentiert und beschrieben (Klarheit in jeder Position, was mache ich und was nicht, damit fördern Sie die Kommunikation innerhalb der Mitarbeiterschaft)

Entwickeln Sie die Fähigkeit des Delegierens und hören Sie auf, alles selbst machen zu wollen oder zu müssen. Im Internet werden Ihnen viele Möglichkeiten gegeben, Aufgaben zu vergeben.

Welche Aufgaben, können Sie schnell und einfach weitergeben? Folgende Fragen sollten Sie sich stellen:

  • Was raubt mir Zeit und verschiebe ich gerne?
  • Welche Voraussetzungen muss ich schaffen, damit ich diese Aufgabe delegieren kann?
  • Welche Voraussetzungen muss die Person mitbringen, um diese Aufgabe zu meiner Zufriedenheit zu erfüllen
  • Wo finde ich eine solche Person?
  • Was wäre es mir Wert diese Aufgabe loszuwerden?
  • Wie kann ich die Aufgabe einfach und simpel beschreiben, dass die Aufgabe optimal von einer anderen Person ausgeführt werden kann

Sie müssen nicht direkt einen festen Mitarbeiter einstellen, um Aufgaben zu delegieren. Hier einige Anregungen dazu:

  • Sie können z.B. bei Mylittlejob Studenten kleine Arbeiten vergeben
  • Sie können über Machdudas, Stellen ausschreiben
  • Sie können z.B. über Fiverr sehr gut, jegliche Marketingaufgaben kostengünstig weitergeben

Letztlich ist eine wesentliche Voraussetzung für das Delegieren von Aufgaben, die eigene Klarheit. Je klarer Sie selbst sind und von dem was Sie erreichen wollen, umso einfacher können Sie Verantwortungsbereiche auslagern.

Tipp 3: Wann laufen Sie zur Höchstform auf?

Jeder Mensch hat eine Phase im Tagesablauf, in der er am produktivsten ist, doch nicht bei allen Menschen ist die Phase gleich gelagert. Sind Sie eher ein Morgenmensch oder laufen Sie eher abends zu Hochform auf? Anstatt sich morgens mit einer Aufgabe zu quälen, die Sie am späten Nachmittag oder Abend in Ihrer produktiven Phase in der Hälfte der Zeit erledigen, passen Sie Ihre Arbeit so weit es geht an Ihren persönlichen Tagesrhythmus an. Organisieren Sie sich den Arbeitstag so, dass Sie wichtige und schwierige Arbeiten dann erledigen, wenn Sie am produktivsten sind. In der restlichen Zeit erledigen sie Routinearbeiten und andere Dinge, die Sie weniger fordern. Das optimale Zeitmanagement sollte persönlich auf Sie als Immobilienmakler zugeschnitten sein.
Dieses Prinzip entspricht auch dem Pareto-Prinzip, benannt nach Vilfredo Pareto (1848–1923), der das auch als 80:20 Regel bekannte Phänomen entdeckte, nach dem 80 % der Arbeit in 20% der Zeit erledigt werden, während die restlichen 20 % Arbeit 80% der Arbeitszeit auffressen. Nutzen Sie also Ihre produktive Phase um die wichtigsten 80% der Arbeit fertigzustellen und damit ist das wichtigste erledigt und Ihnen bleibt genug Zeit für die zeitraubenden Routinearbeiten.

Tipp 4: Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode

• Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
• Länge schätzen
• Pufferzeiten einplanen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrolle

Mit dieser einfach anzuwendenden Methode bringen Sie Ordnung in Ihren Tagesablauf und organisieren alle anstehenden Aufgaben.
Und so geht es im Detail:

• Schreiben Sie abends eine To-do-Liste für den nächsten Tag
• Seien Sie realistisch in Bezug auf die benötigte Arbeitszeit
• Setzen Sie ein Zeitlimit für die Erledigung der einzelnen Aufgaben
• Planen Sie Pufferzeiten für unvorhergesehene Störungen ein. Realistisch sind 60 % effektive Arbeitszeit, die verplant werden kann und 40 % Pufferzeiten, in denen Sie sich um ungeplante Dinge wie Anrufe, Kundenbesuche oder ähnliches kümmern. Auch ausreichende Pausen dürfen Sie nicht vergessen einzuberechnen
• Treffen Sie Entscheidungen basierend auf Ihrem ausgearbeiteten Plan. Was können Sie realistisch am kommenden Tag schaffen und erledigen? Welche Aufgaben können Sie delegieren? Welche Aufgaben sind wichtig und müssen umgehend erledigt werden? Welche Aufgaben haben noch etwas Zeit?
• Kontrollieren Sie in der Nachkontrolle, ob alle Aufgaben ordnungsgemäß erledigt wurden und ob Ihr Plan realistisch war. Haben Sie nicht alles geschafft oder war am Ende des Tages sogar noch Zeit übrig, nehmen Sie die Erfahrungswerte mit in die Planung des kommenden Tages

Tipp 5: Das Eisenhower Prinzip

Mit dem Eisenhower Prinzip lernen Sie, Prioritäten zu setzen. Es ist gut geeignet, um die ALPEN Methode zu ergänzen und Ihnen dort im Schritt „Entscheidungen fällen“ behilflich zu sein.
Benannt nach dem amerikanischen Präsidenten Eisenhower hilft Ihnen das Eisenhower-Prinzip, wichtige Aufgaben von weniger wichtigen und dringliche Aufgaben von weniger dringlichen Aufgaben zu unterscheiden.

Unterteilen Sie dafür ein Blatt Papier mit einem waagerechten und einem horizontalen Strich jeweils in der Mitte in vier Felder.
So erhalten Sie eine kleine Tabelle mit zwei Zeilen und zwei Spalten. Die beiden Spalten beinhalten die Überschriften dringend und nicht dringend, die beiden Zeilen sind unterteilt in wichtig und nicht wichtig.

Die vier Felder bezeichnen Sie mit den Ziffern I, II, III und IV, die möglichen Aufgabentypen, die sich durch die Kombinationen ergeben werden mit A, B, C und D bezeichnet.
In das erste Feld A I oben links tragen Sie nun alle Aufgaben ein, die dringend und wichtig sind. In das Feld B II rechts daneben kommen die wichtigen Aufgaben, die nicht dringend sind.
Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, tragen Sie in die untere linke Spalte C III ein. Die untere rechte Spalte D IV verbleibt für Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind.

Für Ihren Tagesablauf bedeutet das:

• A I Aufgaben erledigen Sie selbst und sofort
• B II Aufgaben terminieren Sie und erledigen Sie ebenfalls selbst
• C III Aufgaben können Sie an Mitarbeiter delegieren. Haben Sie keine Mitarbeiter, erledigen sie sie nach den A I Aufgaben selbst
• D IV Aufgaben können Sie in aller Regel getrost liegen lassen, da sie weder wichtig noch dringend sind

Halten Sie sich im Arbeitsalltag an diese Zeitmanagement Tipps, werden Sie schnell feststellen, dass Sie Ihre Arbeitszeit jetzt produktiver und effektiver nutzen.

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